Jak możemy przeczytać na łamach „Pulsu Biznesu” systemy do zarządzania wydrukami i przepływem dokumentów potrafią obniżyć koszty tych procesów w firmie nawet o ponad 40 proc. według różnych szacunków tylko co dziesiąty menedżer wie ile pieniędzy wydaje na wydruki.
W opublikowanym w „Pulsie Biznesu” artykule wypowiada się dyrektor rozwoju produktu w Arcus, Łukasz Rumowski. W jego opinii „tanie drukarki do biura” są jednocześnie drogie w eksploatacji. Ich wymiana na mniejszą liczbę wydajnych urządzeń wielofunkcyjnych to dobry pomysł, ale nie rozwiązuje on całego problemu.
W zoptymalizowaniu procesu druku i obiegu dokumentów pomaga audyt wydruku, czyli określenie kosztów druku w organizacji. Na tej podstawie eksperci opracowują rozwiązanie dopasowane do potrzeb klienta.
W artykule Łukasz Rumowski wyjaśnia, że różni pracownicy mają różne potrzeby, np. księgowość drukuje faktury i zestawienia finansowe, a handlowcy kolorowe prezentacje dla klientów. Dlatego warto wyposażyć ich we wspólne urządzenie wielofunkcyjne, ale przydzielić różne uprawnienia dotyczące druku, aby ograniczyć koszty. Dobrze zaplanowane środowisko druku uwzględnia m.in. czy w firmie pracują osoby niepełnosprawne i czy będą w stanie bezproblemowo odebrać gotowe wydruki z urządzenia.
Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne, tak jak np. oferowane przez Arcus urządzenia Kyocera mogą być wyposażone w szereg udogodnień: druk bezpośrednio ze smartfona, łączność Wi-Fi, kolorowy panel użytkownika.
Jak wyjaśnia Łukasz Rumowski, outsourcing druku, czyli zlecenie zarządzania tym procesem zewnętrznej firmie, pozwala skupić się na bieżących zadaniach, a sprawy techniczne zostawić profesjonalistom.
