Optymalizacja kosztów druku opłaci się każdej firmie –
Firmy, niezależnie od wielkości, chcą optymalizować koszty.
Od jakich obszarów należy rozpocząć poszukiwania oszczędności?
Jednym z istotnych, a wciąż niedocenianych obszarów, w których można uzyskać znaczące oszczędności, są koszty druku i obiegu papierowych dokumentów w firmie. Szacujemy, że w dużych przedsiębiorstwach koszty wynikające z produkcji, zarządzania i dystrybucji dokumentów wynoszą nawet 15 proc. przychodów rocznie. Co więcej, analitycy rynku IT wskazują, że co roku liczba papierowych informacji w każdej firmie rośnie o 18-21 proc.
W takim razie jak obniżyć koszty druku i ile można zaoszczędzić?
Sposobów na optymalizację środowiska przetwarzania dokumentów jest bardzo wiele. Każda aktywność, wymiana infrastruktury sprzętowej na bardziej oszczędną i ekologiczną, Wdrożenie rozwiązań systemowych pozwalających na monitorowanie kosztów i automatyzację przepływu dokumentów, wybór formy finansowania czy spersonalizowany zakres usług, pozwala w znaczny sposób zredukować koszty i usprawnić system produkcji dokumentów. Poziom oszczędności jest uzależniony od rodzaju wdrożonego rozwiązania. W przypadku optymalizacji, która opiera się na urządzeniach z niskim kosztem TCO (całkowitym kosztem eksploatacji) oraz oprogramowaniu, oszczędności mogą przekroczyć 30 proc. Podstawowym kryterium osiągnięcia sukcesu jest wykorzystanie przez użytkownika rozwiązań, które zostały wdrożone. Cel nie zostanie osiągnięty, jeśli nie zostaną podjęte odpowiednie działania ze strony użytkownika, np. jeśli nie będą analizowane miesięczne raporty.
Kupując drukarki do firmy, na jakie urządzenia i oprogramowanie warto zwrócić uwagę?
Czy ma to być wyłącznie „tania drukarka do biura” czy „drukarka ekonomiczna”?
Do niedawna wyznacznikiem niskich kosztów wydruków była jedynie cena samego urządzenia, co było błędnym podejściem, o czym przekonało się wielu użytkowników. Tania drukarka oznacza z reguły konieczność zakupu drogich materiałów eksploatacyjnych i większą awaryjność. Dodatkowo urządzenia te nie były wyposażone w żadne zaawansowane funkcje, co ograniczało ich zastosowanie. Są jednak wyjątki. Do urządzeń należących do najoszczędniejszych na rynku pod względem eksploatacji należy prawie każda wydajna drukarka Kyocera oraz urządzenia wielofunkcyjne tego producenta.
Warto pamiętać o podstawowej zasadzie oszczędnego drukowania, tzn. by nie kierować się wyłącznie ceną zakupu urządzenia,bo stanowi ona jedynie 10-20 proc. całkowitych kosztów eksploatacji. Cechami, które powinna spełniać każda drukarka biurowa, są:
trwałość urządzenia i jakość jego wykonania, a także zastosowane technologie, pozwalające ograniczyć koszty eksploatacji.
Co daje dzierżawa drukarek i kopiarek? Kiedy lepiej dzierżawić, zamiast kupować?
Całe rozwiązanie, tj. Arcus Kyocera MDS [MDS – Managed Document Services, w odróżnieniu od MPS – Managed Print Services , OPS – Optimized Print Services – [przyp. red]
– urządzenia i systemy – może zostać nabyte jako dzierżawa, w formie comiesięcznej opłaty za rozwiązanie.
Ta forma finansowania cieszy się obecnie największym zainteresowaniem.
Po pierwsze – nie wymaga kosztownych inwestycji, po drugie – wszystkie koszty są kosztami uzyskania przychodów, po trzecie – koszty amortyzacji są po stronie dostawcy.
Nabycie rozwiązania w formie dzierżawy związane jest z dostarczeniem usługi rozliczenia od wydruków i kopii. Oznacza to, że w ramach ceny wydruku monochromatycznego i ceny wydruku kolorowego dostawca dostarcza wszystkie niezbędne usługi i materiały pozwalające na utrzymanie sprawności systemu, m.in. są to: przeglądy, naprawy, części zamienne, materiały eksploatacyjne, tonery czy urządzenie zastępcze. Taka forma obsługi pozwala precyzyjnie zaplanować koszty związanie z drukowaniem, kopiowaniem i obsługą systemu przetwarzania dokumentów.
Dlaczego warto skorzystać z usługi audytu druku? Na jakiego rzędu oszczędności można liczyć po audycie i wprowadzeniu zmian?
Audyt druku jest bardzo ważnym narzędziem w procesie racjonalizacji kosztów. Jest konieczny, by precyzyjnie rozpoznać, przeanalizować i opisać potrzeby firmy. Wnioski z audytu precyzyjnie wskazują, jakich zmian należy dokonać, by zoptymalizować środowisko druku. Pełny raport z audytu wskazuje potrzebne zmiany: od unifikacji sprzętu i struktury jego rozmieszczenia, przez wymianę wdrożonego oprogramowania, po zastosowanie elektronicznego systemu obiegu dokumentu zmniejszającego zużycie papieru i skracającego czas, jaki pracownicy poświęcają na obsługę papierowych dokumentów. Z doświadczeń naszych klientów wiemy, że pełne wdrożenie wniosków z audytu potrafi w perspektywie kilku lat przynieść znaczne oszczędności.
W przypadku dużych klientów korporacyjnych są to kwoty rzędu kilkuset tysięcy złotych, w przypadku małych firm z kilkoma urządzeniami drukującymi i kopiującymi potrafią to być kwoty rzędu kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Źródło: Businessman.pl