W artykule opublikowanym na stronach internetowych dziennika Rzeczpospolita możemy przeczytać, że w niewielkim przedsiębiorstwie właściwe ewidencjonowanie dokumentów wymaga jedynie dyscypliny i segregatorów. Aby zapewnić sprawne zarządzanie obiegiem informacji w dużym przedsiębiorstwie trzeba sięgnąć po narzędzia informatyczne.
Systemy klasy Document Management System (DMS) zapewniają sprawne i bezpieczne zarządzanie obiegiem informacji. W dużych instytucjach, w którym dokumenty przemieszczają się pomiędzy różnymi lokalizacjami i działami potrzebne jest oprogramowanie do zarządzania procesami Business Process Management System (BPM).
W opublikowanym na stronach internetowych rp.pl artykule możemy przeczytać, że należąca do Grupy Arcus firma Docusoft oferuje system elektronicznego obiegu dokumentów Vario. System Vario posiada wiele funkcji, pozwala między innymi na elektroniczną archiwizację dokumentów, obsługę korespondencji, tworzenie zadań, modelowanie procesów oraz dokumentowanie i rozliczanie projektów.
Jedne z kluczowych funkcjonalności systemu to:
– „inteligentny OCR” umożliwiający zaczytywanie treści dowolnej liczby typów dokumentów, szczególnie przydatny przy rejestracji dużej liczby faktur kosztowych,
– tzw. model adaptatywny umożliwiający automatyczne prototypowanie procesów na podstawie najczęściej wykonywanych czynności – system „uczy się” procesów,
– duża elastyczność, umożliwiająca dostosowywanie rozwiązania do indywidualnych oczekiwań klienta.
Z artykułu możemy się też dowiedzieć, że każda korespondencja – tradycyjna, faks i e-mail – może być automatycznie rejestrowana w dziennikach korespondencji, dzięki czemu w organizacji wiadomo kiedy i gdzie wpłynął dokument i kto się z nim zapoznał. System Vario umożliwia też tworzenie zadań i wizualizowanie ich na wykresach Gantta. Dzięki Vario niemożliwe jest omyłkowe umieszczenie dokumentu w złym miejscu.
Systemy do zarządzania obiegiem dokumentów pozwalają na lepsze wykorzystanie urządzeń drukujących oraz wielofunkcyjnych. Połączenie możliwości drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera (szybki i tani druk) oraz Vario zapewnia obsługę firmy czy urzędu na etapie skanowania dokumentów, zaczytywania z nich danych oraz ich procedowania zgodnie z przyjętymi w firmie regułami. Warto podkreślić, że standardem w Vario jest możliwość obsługi procesów poprzez urządzenia mobilne oraz integracja z systemami trzecimi, w szczególności systemami ERP i bankowymi.
Z Vario korzystają największe polskie firmy związane z branżą petrochemiczną, wydobywczą, czy gazowniczą, ale największy udział sprzedaży jest w sektorze MSP.
Artykuł opublikowany przez Rzeczpospolitą wyjaśnia trudne pojęcia, takie jak Document Management System (DMS), system elektronicznego obiegu dokumentów, adaptatywne modelowanie procesów, Business Process Managment (BPM), Jednolity Plik Kontrolny (JPK) i OCR (ang. Optical Character Recognition).
Pełna treść artykułu:
http://www.rp.pl/Telekomunikacja-i-IT/160929133-Obieg-dokumentow-w-organizacji.html