Uruchomienie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwala na automatyzację oraz optymalizację procesów w firmie. Klasyczny sposób modelowania procesów w systemach obiegu dokumentów zakłada uzgodnienie jego opisu z klientem lub analizy przedwdrożeniowej. Rezultatem jest graf, który przedstawia obieg dokumentów w firmie Sposób ten sprawdza się doskonale, gdy procesy są dobrze opisane lub klient wie, jak wygląda obieg dokumentów w firmie. Co w przypadku, gdy identyfikacja dróg dokumentów jest trudna lub niemożliwa?
Arcus jako jedna z pierwszych firm w Polsce oferuje nowatorską metodę identyfikowania procesów poprzez wykorzystanie tzw. modelu adaptatywnego. Metoda ta pozwala tworzyć mapy procesów na podstawie najczęściej wykonywanych czynności.
Vario jest środowiskiem pracy grupowej, w którym użytkownicy posługują się szeregiem metod i sposobów komunikacji przemieszczając informacje, wydając polecenia, realizując uzgodnienia czy akceptując informacje. Sama informacja, najczęściej w postaci dokumentu, oprócz jej przemieszczania zmienia również w ramach takich działań swój stan.
System Vario dokumentuje takie działania użytkowników, a gromadzone informacje
z działań użytkowników mogą stanowić podstawę do ich ujęcia w ramy procesowe.
Najkorzystniejszą ścieżką w takiej sytuacji jest ominięcie najbardziej czasochłonnego
i niepewnego obszaru analizy danego procesu przenosząc jego ciężar na autoprototypowanie się procesu.
System Vario umożliwia włączenie trybu prototypowania procesu dla dowolnego typu informacji zarządzanej systemem np. faktury, zapytania ofertowego, delegacji. W tym momencie system odpytuje uprawnionego użytkownika o nazwę prototypowanego procesu oraz jego podstawowe parametry, w tym o listę spodziewanych stanów (np. ‘w opisie’, ‘w akceptacji merytorycznej’, ‘zaakceptowana’), nadzorowane operacje. Po ustaleniu parametrów prototypowanego procesu rozpoczyna on gromadzenie informacji o czynnościach wykonywanych przez użytkowników.
Przy wykonywaniu nadzorowanych operacji (np. ‘przekaż dalej’, ‘odpowiedz’ w korespondencji lub ‘przekaż do realizacji’ na zadaniach) Vario informuje użytkownika o włączonym trybie prototypowania procesu oraz odpytuje użytkownika o wskazanie stanu, do jakiego jest przypisywana informacja (dokument) podlegający operacji. Użytkownik może również wskazać nowy, nieistniejący na liście stan.
Szereg działań użytkowników przemieszczających informacje podlegające prototypowaniu procesu tworzą tym samym schemat procesu wraz z jego stanami oraz przejściami pomiędzy nimi. Odzwierciedla się tym samym rzeczywiste przepływy i działania, jakim podlegają w firmie dokumenty i inne informacje.
Tak zebrane informacje w postaci schematu przepływów związanym z konkretnym typem dokumentu/informacji stanowią podstawę do szybkiego skonfigurowania procesu biznesowego, który po opublikowaniu przemieszcza dokumenty/ informacje już zgodnie z ustaloną i opublikowaną procedurą.
Adaptatywne podejście do procesów niesie za sobą szereg korzyści, wśród których do najistotniejszych należy zaliczyć:
- szybką identyfikację rzeczywistych przepływów informacji w firmie,
- wyeliminowanie żmudnej i niejednokrotnie kosztownej analizy wstępnej,
- obniżenie kosztów implementacji procesów biznesowych.
