Aktywny kontakt z klientem to podstawy działania większych przedsiębiorstw i instytucji, również tam gdzie konieczna jest korespondencja papierowa. Ręczne przygotowanie wysyłki tysięcy listów zajmuje wiele czasu – przy 1000 listach jest to ok. 17 godzin pracy jednego pracownika. Firmy coraz częściej optymalizują ten proces dzięki systemom kopertującym. Kopertownice (inaczej koperciarki) zapewniają one nawet 3500 zakopertowań na godzinę.
Przygotowanie rozliczeń i faktur oraz terminowe dostarczenie dokumentów do odbiorców ma duży wpływ na płynność finansową firm takich jak np. dostawcy energii czy przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjne. Dodatkowym atutem jest możliwość pakowania przesyłek o zmiennej ilości kartek w kopercie oraz dodawanie informacji marketingowej. Usprawnienie korespondencji biurowej opiera się również na ciągłym badaniu efektywności na podstawie raportów z wykonanych prac. Wiele firm decyduje się na coraz popularniejsze rozwiązanie, którym jest dzierżawa kopertownicy (wynajem kopertownicy).
Instytucje i firmy, w których występuje korespondencja masowa muszą przygotować często kilka razy w miesiącu rozliczenia i faktury do wysyłki. Ręczne wykonanie tego zadania wymaga oddelegowania na całe dni robocze jednej czy nawet kilku osób. Doszło do tego u jednego z klientów, który skorzystał z rozwiązania Pitney Bowes.
– Jeden z Urzędów Miasta w województwie kujawsko-pomorskim jak co roku musiał uporać się z przygotowaniem do wysyłki wymiaru podatku lokalnego. Do zakopertowania było około 100 000 decyzji. W przypadku pakowania ręcznego zajmowało to kilkunastu osobom ponad miesiąc. Do pakowania angażowano wszystkich pracowników z działu księgowości i innych działów. Zwykła praca urzędu była paraliżowana na kilka tygodni. Kopertownica obsługiwana przez dwóch pracowników wykonała to zadanie przez około 3 tygodnie. Coraz więcej urzędów miast i gmin inwestuje w urządzenia do kopertowania, by znacząco usprawnić pracę urzędu w pierwszym kwartale każdego roku – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w firmie Arcus SA.
