Optimized Print Services (OPS) – system usprawniania obiegu dokumentów biurowych i redukcji wydatków z nim związanych. Dzięki OPS urządzenia drukujące są monitorowane, a w efekcie wykorzystywane bardziej efektywnie. Kompleksowo wdrożony system pozwala m.in. na: rozliczenie od kopii i wydruku, zarządzanie dokumentami, wydruk bezpieczny, przetwarzanie dokumentów, uprawnienia do wydruku kolorowego, czy efektywna dystrybucja dokumentów. Przekłada się to na obniżenie kosztów związanych z zarządzaniem dokumentami, a także na usprawnienie pracy i mniej błędów. Według firmy analityczno-badawczej Gartner przemyślana optymalizacja hardware’owa, software’owa i finansowa związana z drukiem i przetwarzaniem dokumentów pozwala osiągnąć w tej dziedzinie oszczędności na poziomie 30 proc. W przypadku dużych rozproszonych organizacji (np. bank z setkami oddziałów w całym kraju) wygenerowane oszczędności mogą być liczone w setkach tysięcy złotych rocznie.
Jednym z kluczowych działań w ramach Optimized Print Services jest rezygnacja z urządzeń biurkowych na rzecz korytarzowych, tzw. MFP (Multi-Function Printer). Zakup lub dzierżawa wielofunkcyjnych maszyn oznacza ograniczenie liczby sprzętu w biurze i jest okazją do lepszej aranżacji przestrzeni biurowej. Najlepiej, jeśli produkty pochodzą od jednego producenta. Wówczas części z jednego urządzania pasują do drugiego i można stosować te same materiały eksploatacyjne.
W ramach systemu OPS wdrażany jest również zestaw narzędzi informatycznych, które umożliwiają nadzór i optymalizację procesu produkcji dokumentów, a także zdalną kontrolę nad stanem technicznym oraz wydajnością urządzeń drukujących. Ułatwia to serwisowanie i inwentaryzację drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych, a także pozwala monitorować na bieżąco zużycie materiałów eksploatacyjnych.
Więcej informacji na temat Optimized Print Services można przeczytać w artykule magazynu Computerworld. Więcej informacji na temat oferty Arcus w zakresie zarządzania dokumentami.
