§1 Postanowienia ogólne
1.Wprowadza się Procedurę zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów w Arcus Spółka Akcyjna, zwaną dalej: „Procedurą”.
2. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w Arcus Spółka Akcyjna poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
3. Celem Procedury jest w szczególności określenie:
a) zakresu nieprawidłowości objętych Procedurą,
b) zakresu osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia,
c) zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
d) odpowiedzialności w procesie zarządzania nieprawidłowościami,
e) procesu rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
f) zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.
4. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
5. Ochronie przewidzianej w Procedurze Sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
6. Ochronie przewidzianej w Procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
7. Procedura nie ma zastosowania do zgłoszeń anonimowych, które pozostawia się bez rozpoznania.
§2 Definicje
Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
1. Spółce/ Pracodawcy – rozumie się przez to Arcus Spółkę Akcyjną z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Kolejowej 5/7 (KRS 0000271167),
2. Sygnaliście – rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy,
3. Zgłoszeniu – rozumie się przez to informacje o naruszeniu prawa, dokonane za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji,
4. Osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to osobę fizyczną lub prawną, która pomaga osobie dokonującej zgłoszenia w tej czynności i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,
5. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to osobę fizyczną lub prawną, która jest wskazana w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia lub która jest z nim powiązana,
6. Komisji Wyjaśniającej– rozumie się przez to komisję odpowiedzialną za prowadzenie działań następczych w zakresie nieprawidłowości, w tym postępowania dot. zgłoszenia nieprawidłowości,
7. Pełnomocniku ds. naruszeń prawa – rozumie się przez to pracownika Spółki odpowiedzialnego za przyjmowanie zgłoszeń i ich weryfikację formalną,
8. Postępowaniu wyjaśniającym – rozumie się przez to postępowanie prowadzone w związku ze złożonym Zgłoszeniem,
9. Działaniach następczych – rozumie się przez to działania podjęte w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedury,
10. Kanale zgłaszania – rozumie się przez to techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia,
11. Zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa,
12. Zgłoszeniu zewnętrznym – rozumie się przez to przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu lub organowi centralnemu,
13. Ujawnieniu publicznym – rozumie się przez to podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej,
14. Informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie Sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań,
15. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to działania, które prowadzą do pogorszenia sytuacji Sygnalisty, wyrządzają mu krzywdę lub szkodę oraz zostały podjęte w związku z dokonanym zgłoszeniem,
16. Naruszeniu prawa – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa,
17. Anonim – rozumie się przez to zgłoszenie niezawierające danych osobowych osoby zgłaszającej,
18. Procedurze – rozumie się przez to niniejszą procedurę zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów w Arcus Spółka Akcyjna,19. Rejestrze Nieprawidłowości – rozumie się przez to rejestr zgłoszeń sygnalizacyjnych zawierający informacje dotyczące zgłoszenia oraz przebiegu i rozstrzygnięcia postępowania w sprawie naruszenia prawa,
20. Ustawie – rozumie się przez to ustawę o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz. U. z 2024 r. poz. 928 z późn. zm.).
§ 3 Zakres Stosowania Procedury
1.Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób upoważnionych do dokonania zgłoszenia:
a) obecni i byli pracownicy Spółki,
b) kandydaci do zatrudnienia w Spółce, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku pracy,
c) osoby świadczące pracę na rzecz Spółki na innej podstawie niż stosunek pracy,
d) wolontariusze, praktykanci, stażyści,
e) akcjonariusze,
f) osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy Spółki,
2. Zgłaszanie naruszeń prawa dotyczy następujących obszarów działalności:
a) Korupcji,
b) Zamówień publicznych,
c) Usług, produktów i rynków finansowych,
d) Ochrony konsumentów,
e) Ochrony prywatności i danych osobowych,
f) Bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych,
g) Interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
h) Innych wymienionych w art. 3 ust. 1 Ustawy, które mogą wystąpić.
3. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:
a) Osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Spółki,
b) Pracowników i współpracowników Spółki w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz.
§4 Pełnomocnik ds. naruszeń prawa
1. Podmiotem upoważnionym przez Spółkę do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i ich weryfikacji formalnej jest Pełnomocnik ds. naruszeń prawa.
2. Pełnomocnika ds. naruszeń prawa powołuje na podstawie uchwały Zarząd Spółki.3. W przypadku, gdy Zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy osoby wskazanej w ust. 1, ma on obowiązek niezwłocznego, nie później niż w dniu następnym po otrzymaniu Zgłoszenia, poinformowania o tym Zarządu Spółki. Spółka wyznacza w takiej sytuacji inną osobę odpowiedzialną.
4. Pełnomocnik ds. naruszeń prawa jest odpowiedzialny za:
a) prowadzenie Rejestru Nieprawidłowości,
b) prowadzenie i przechowywanie akt spraw dotyczących zgłoszeń naruszeń prawa od Sygnalistów,
c) koordynowanie oraz monitorowanie terminowości rozpatrywania zgłoszeń.
§5 Tryb dokonywania zgłoszeń wewnętrznych
1. Sygnalista może przekazać informację o naruszeniu prawa pisemnie lub ustnie:
1.1. Zgłoszenia pisemne przekazuje się:
a) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@arcus.pl
b) za pomocą poczty tradycyjnej w formie listownej na adres:
Arcus S.A.
Ul. Kolejowa 5/7
01-217 Warszawa
Z dopiskiem: POUFNE – Pełnomocnik ds. naruszeń prawa
1.2.Zgłoszenia ustne przekazuje się:
a) podczas bezpośredniego spotkania z Pełnomocnikiem ds. naruszeń prawa – na wniosek Sygnalisty.
2. Na podstawie wniosku Sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania z udziałem Pełnomocnika ds. naruszeń prawa, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Wniosek, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym może być złożony za pośrednictwem adresu e-mail o którym mowa w ust. 1.1. lit. a) powyżej. Z przyjęcia zgłoszenia obecny podczas spotkania Pełnomocnik ds. naruszeń prawa sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu.
3. Zgłoszenie powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:
a) dane dotyczące osoby zgłaszającej, tzn. imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko, dane kontaktowe,
b) datę i miejsce sporządzenia,
c) datę i miejsce zdarzenia naruszającego prawo,
d) dane osoby/ osób, które dopuściły się nieprawidłowości będących przedmiotem zgłoszenia, tzn. imię, nazwisko, miejsce pracy, stanowisko,
e) opis nieprawidłowości i potencjalnych skutków tychże nieprawidłowości,
f) wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,
g) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.4. W terminie 7 dni od otrzymania Zgłoszenia wewnętrznego Pełnomocnik ds. naruszeń prawa przekazuje Sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
5.Wzór Zgłoszenia wewnętrznego stanowi Załącznik nr 1 do Procedury.
§6 Rejestr Nieprawidłowości
1. Każde zgłoszenie nieprawidłowości podlega odnotowaniu w Rejestrze Nieprawidłowości niezależnie od wyniku postępowania wyjaśniającego.
2. Za prowadzenie Rejestru Nieprawidłowości odpowiada Pełnomocnik ds. naruszeń prawa.
3. Rejestr Nieprawidłowości zawiera następujące dane:
a) Numer zgłoszenia,
b) Datę zgłoszenia,
c) Imię i nazwisko Sygnalisty,
d) Wszystkie szczegółowe informacje dotyczące zgłoszenia,
e) Datę potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
f) Przebieg procesu analizy i rozpatrzenia zgłoszenia,
g) Datę informacji zwrotnej,
h) Informacje o podjętych i zastosowanych działaniach następczych,
i) Datę zakończenia sprawy.
4. Rejestr Nieprawidłowości prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności.
5.Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w Rejestrze Nieprawidłowości przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
6.Wzór Rejestru Nieprawidłowości stanowi Załącznik nr 2 do Procedury.
§7 Komisja Wyjaśniająca
1. Działania następcze, w tym Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Komisję Wyjaśniającą w składzie przynajmniej 3-osobowym, zapewniającym bezstronność, niezależność, obiektywizm i kompetencje.
2.Członkowie Komisji Wyjaśniającej powołani są na podstawie Uchwały Zarządu Spółki i prowadzą postępowanie na podstawie odrębnego Regulaminu Pracy Komisji.
3. Komisja Wyjaśniająca może korzystać z pomocy doraźnie wybranych ekspertów.
4. Członkiem Komisji ani ekspertem, nie może być:
a)Sygnalista, który przekazał zgłoszenie, będące przedmiotem wyjaśnienia,
b) osoba, której dotyczy zgłoszenie,
c) osoba będąca bezpośrednim podwładnym lub przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie,
d) osoba bliska w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie (w rozumieniu przepisów kodeksu karnego),
e) osoba wykonująca czynności lub załatwiająca sprawy, których prawidłowość będzie przedmiotem badania,
f) osoba, której udział w postępowaniu wzbudzałby uzasadnione wątpliwości co do jej bezstronności z innych przyczyn.
5. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Komisji Wyjaśniającej mają prawo do:
a) dostępu do dokumentów i danych Spółki,
b) uzyskiwania przetworzonych i nieprzetworzonych informacji od pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych Spółki,
c) uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców Spółki,
d) dostępu do pomieszczeń Spółki w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia dowodów,
e) korzystania z pomocy Inspektora Ochrony Danych Osobowych,
f) konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z Sygnalistą,
g) powołania ekspertów będących lub niebędących pracownikami Spółki w celu wykonania określonych czynności lub opinii specjalistycznych.
§8 Działania następcze i Postępowanie wyjaśniające
1. Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiada Pełnomocnik ds. naruszeń prawa.
2. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez Pełnomocnika ds. naruszeń prawa, który weryfikuje je pod kątem formalnym i po pozytywnej weryfikacji, w tym po uzupełnieniu jej ewentualnych braków formalnych, przekazuje je do Komisji Wyjaśniającej. W razie konieczności uzupełnienia Zgłoszenia wewnętrznego pod kątem formalnym Pełnomocnik ds. naruszeń kontaktuje się z Sygnalistą.
3. W przypadku, gdy Zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki formalne określone w Procedurze, Pełnomocnik ds. naruszeń prawa przekazuje je Komisji Wyjaśniającej celem podjęcia stosownych Działań następczych.
4. Komisja może wezwać każdą osobę wykonującą pracę lub świadczącą usługi na rzecz Spółki celem złożenia stosowanych wyjaśnień.
5. Osoby wezwane są zobowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które mogą umożliwić ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w Zgłoszeniu wewnętrznym.
6. Komisja Wyjaśniająca nie przekazuje Uczestnikom postępowania treści Zgłoszenia wewnętrznego i nie informuje tych osób o personaliach Sygnalisty, Osoby, której dotyczy Zgłoszenie wewnętrzne, ani osób trzecich wskazanych w Zgłoszeniu wewnętrznym.
7. W trakcie Działań następczych wszyscy uczestnicy procesu są zobowiązani do zachowania poufności oraz dołożenia wszelkich starań, aby podjęte decyzje nie były oparte na podstawie fałszywych i bezpodstawnych twierdzeń, niemających potwierdzenia w faktach oraz w zebranych dowodach oraz do respektowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których Zgłoszenie wewnętrzne dotyczy.
8. Z przeprowadzonych działań Komisja Wyjaśniająca sporządza raport, w którym określa szczegółowo:
a) Działania przeprowadzone przez Komisję, w tym ustalony opis zdarzeń,
b) Ocenę, czy ustalone zachowanie stanowi naruszenie,
c) Zalecenia dotyczące dalszego postępowania, w tym dalszych działań w rozumieniu Ustawy, w szczególności wobec sprawców naruszenia.
9. W przypadku stwierdzenia Naruszenia, w zależności od jego zakresu oraz rodzaju, Komisja Wyjaśniająca rekomenduje w Raporcie podjęcie stosownych działań, w szczególności:
a) pouczenie osoby poszkodowanej o przysługujących jej środkach ochrony prawnej,
b) nałożenie kary porządkowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
c) wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy na zasadach określonych w Kodeksie Pracy,
d) podjęcie działań faktycznych, mających na celu zaprzestanie dalszych Naruszeń prawa,
e) zawiadomienie właściwych organów, w tym organów ścigania w przypadku stwierdzenia podejrzenia popełnienia przestępstwa.
10. Komisja Wyjaśniająca podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości Sygnalisty.
11. Raport, o którym mowa w ust. 8 powyżej, jest dokumentem poufnym, a jego treść może zostać ujawniona wyłącznie Zarządowi Arcus S.A., chyba, że zgłoszenie dotyczy Zarządu, to Radzie Nadzorczej Arcus S.A..
12. Komisja przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 (trzech) miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia wewnętrznego, bądź w przypadku braku przekazania potwierdzenia, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
§9 Zakaz działań odwetowych
1. Zakazane są jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji bądź innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania wobec działającego w dobrej wierze Sygnalisty. Naruszenie Procedury może skutkować odpowiedzialnością porządkową, bądź nawet być podstawą do rozwiązania umowy łączącej pracownika z Pracodawcą, a także rodzić odpowiedzialność przewidywaną na gruncie powszechnie obowiązującego prawa.
2. Do zakazanych działań odwetowych względem Sygnalisty należą w szczególności:
a) odmowa nawiązania stosunku pracy,
b) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
c) nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy Sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
d) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę,
e) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
f) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń,
g) przeniesienie na niższe stanowisko pracy,
h) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
i) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków Sygnalisty,
j) niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
k) negatywna ocena wyników pracy lub negatywna opinia o pracy,
l) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
m) przymus, zastraszanie lub wykluczenie,
n) mobbing,
o) dyskryminacja,
p) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie,
q) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
r) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość lub obowiązek skierowania pracownika na takie badania,
s) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego,
t) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu,
u) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.
3. Do zakazanych działań odwetowych należy także wypowiedzenie umowy, której stroną jest Sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostaw towarów lub świadczenia usług, odstąpienia od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje również osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, osobę powiązaną ze zgłaszającym, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
5. Sygnaliści, którzy doświadczą działań odwetowych lub innego niewłaściwego postępowania związanego ze Zgłoszeniem, powinni natychmiast powiadomić Pełnomocnika ds. Naruszeń Prawa. Jeżeli analiza powiadomienia potwierdzi jego zasadność, Spółka podejmie odpowiednie działania mające na celu ochronę Sygnalisty.
§10 Zgłoszenia zewnętrzne
1. Zgłoszenie zewnętrzne w każdym przypadku może być dokonane do uprawnionych organów publicznych, tj.:
a) Rzecznika Praw Obywatelskich,
b) Organów właściwych ze względu na swój zakres działania,
c) Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów.
2. Zgłoszenie do organów publicznych może nastąpić z pominięciem Procedury, w szczególności, gdy :
a) Spółka nie podjęła dalszych działań ani nie przekazała informacji zwrotnej w określonym terminie w stosunku do Zgłoszenia wewnętrznego,
b) Sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że niezgodne z prawem zachowanie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności ryzyko wyrządzenia nieodwracalnej szkody,
c) możliwości skutecznego przeciwdziałania nielegalnym zachowaniom Spółki są niewielkie ze względu na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość zatajenia lub zniszczenia materiału dowodowego, czy możliwość zmowy pomiędzy Spółką a sprawcą.
3. Właściwy organ publiczny określa procedurę przyjmowania zgłoszeń.
§11 Ujawnienia publiczne
1. Jeżeli Komisja Wyjaśniająca, po dokonaniu Zgłoszenia wewnętrznego, nie podejmie w odpowiednim czasie właściwych Działań następczych, w tym czynności w celu wyjaśnienia sprawy lub usunięcia naruszeń prawa, a także jeżeli Spółka lub organ publiczny w przypadku Zgłoszenia zewnętrznego nie podejmie w odpowiednim czasie działań następczych, Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego naruszeń prawa.
2. Ujawnienie publiczne może nastąpić także z pominięciem zasad określonych w ust. 1 w sytuacji, gdy:
a) naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody,
b) dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, w tym takie które mogą sprowadzić na Sygnalistę poważne niebezpieczeństwo osobiste lub zawodowe,
c) w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między organem publicznym, a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
3. Sygnaliści dokonujący ujawnienia publicznego podlegają ochronie przed działaniami odwetowymi na równi z dokonującymi Zgłoszeń wewnętrznych. Regulacje zawarte w § 9 stosuje się odpowiednio.
4. Przepisy powyższe nie mają zastosowania w razie przekazania informacji prasie, na zasadach określonych w Prawie prasowym.
§12 Ochrona danych osobowych
1. Wszelkie informacje pochodzące od Sygnalistów posiadają charakter niejawny i są objęte całkowitą poufnością. Spółka jest zobowiązana do ochrony tożsamości Sygnalisty oraz innych osób zaangażowanych w procesie postępowania wyjaśniającego otrzymanego Zgłoszenia wewnętrznego.
2. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w związku z postępowaniem podjętym w oparciu o Procedurę jest Spółka.
3. Przetwarzanie danych osobowych następuje w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie: art. 6 ust. 1 lit e.) Rodo, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
4. Działania Spółki bądź innych osób działających w jej imieniu lub uczestników postępowania, mające na celu ujawnienie tożsamości Sygnalisty oraz stron zaangażowanych w zgłoszenie są zabronione. Działania te uznawane są za naruszenie i będą oceniane w ramach procesu dyscyplinarnego, tak jak każde inne naruszenie.
5. Tożsamość Sygnalisty ani żadne informacje umożliwiające jego identyfikację nie będą ujawniane podmiotom objętym zgłoszeniem, osobom trzecim, ani innym współpracownikom.
6. Wyjątkiem od zasady zachowania poufności jest sytuacja, w której:
a) Powszechnie obowiązujące przepisy prawa nakładają na Spółkę obowiązek ujawniania właściwym organom państwowym informacji dotyczących naruszeń, w szczególności w przypadku popełnienia przestępstwa lub wykroczenia,
b) Ujawnienie danych osobowych Sygnalisty oraz inne dane umożliwiające ustalenie jego tożsamości są ujawniane za wyraźną zgodą Sygnalisty.
§13 Postanowienia końcowe
1. Procedura Zgłaszania Nieprawidłowości wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości pracownikom Spółki.
2. Za skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiada Spółka.
3. Departament HR Spółki informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Spółki o przyjęciu oraz treści Procedury, jak również o jej zmianach.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce, Departament HR przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie stosownej umowy.
5. W zakresie nieuregulowanym Procedurą obowiązują postanowienia Ustawy oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.