Arcus SA jest autoryzowanym dystrybutorem oprogramowania produkowanego przez firmę FlexSystem.
W ofercie znajduje się między innymi oprogramowanie FlexStreamTM. Oprogramowanie to realizuje dwie podstawowe funkcje: „porządkowanie” dokumentów w strumieniu do wydruku oraz nanoszenie na dokumentach kodów sterujących do maszyn kopertujących. Specyfikacja Techniczna: Program to kilka kolejnych kroków, które operator musi wykonać. Nie ma możliwości przejścia do następnego kroku z pominięciem poprzedniego.
Taka struktura programu pozwala wyeliminować ewentualne błędy. Program w zależności od wersji (BASIC, ADVANCED, PROFESSIONAL) posiada różne główne okna komunikacji z operatorem.
Pierwsze okno to widok rzeczywisty dokumentu (Designer).
Drugie okno (Datasheet) to widok bazy danych obrabianych dokumentów.
Oprogramowanie FlexStreamTM pracuje na importowanych dokumentach w formacie PDF, tak aby nie ingerować w ich podstawową treść. Korespondencja wygenerowana np. z programu księgowego jest importowana w postaci pliku PDF do programu FlexStreamTM. Import pliku PDF stanowi pierwszy etap działania softu.
PROGRAM UMOŻLIWIA ŁĄCZENIE W JEDNĄ PRZESYŁKĘ INFORMACJI ZAWARTYCH W KILKU RÓŻNYCH PLIKACH PDF.
Po dokonaniu importu pliku, operator wybiera konkretne pola (kryteria) na dokumencie, które będą sprawdzane na każdej stronie i sczytywane celem kompletowania. Możliwe jest zaznaczenie kilku pól (kryteriów), według których będziemy dokonywać poprawnego kompletowania dokumentu i przesyłki. Wybór pól, które będą każdorazowo sprawdzane na każdej stronie stanowi drugi krok działania oprogramowania.
Kolejnym krokiem (trzecim) jest podanie kryteriów grupowania dokumentów, określenie maksymalnej wielkości przesyłki (ilości kartek wkładanych do jednej koperty) w zależności od stosowanego urządzenia kopertującego i wielkości koperty. Czwartym krokiem jest możliwość przejrzenia poprawności kompletowania przesyłek w oknie bazy danych, oraz sprawdzenie sczytywania poszczególnych pól w oknie widoku dokumentu (Designer). W przypadku stwierdzenia jakiegokolwiek błędu, program pozwala na cofnięcie się każdorazowo o jeden krok, celem poprawienia błędów.
Jeśli operator stwierdzi, że wszystkie w/w kroki zostały wykonane poprawnie, może zająć się dodawaniem kodów sterujących do dokumentów. Aby tego dokonać należy określić rodzaj kodu (OMR, BCR, 2D), jego strukturę oraz wybrać miejsce jego umieszczenia. W zależności od potrzeb możemy wygenerować kody proste (umożliwiające tylko poprawne skompletowanie dokumentu) lub bardziej zaawansowane umożliwiające np. selektywne dokładanie dodatkowych kartek dokumentu z podajników dokumentu i dokładek z podajników dokładek. Jeśli w dokumencie występują jakiekolwiek znaki (kreski, grafika) umieszczone „na drodze” czytania kodu, oprogramowanie umożliwia ich łatwe zamaskowanie. Dodanie kodu jest przedostatnim etapem programowania.
Końcowy krok to wyświetlenie kompletnej informacji dotyczącej danego pliku PDF. Informacja zawiera dane dotyczące ilości kartek, ilości dokumentów i ilości przesyłek oraz instrukcje jak należy wydrukować dany plik i jak „podać” wydruk do maszyny kopertującej, aby kompletowanie przebiegło bez problemów. Oprogramowanie w wersji Professional posiada dwie bardzo interesujące funkcje dodatkowe. Jedną z nich jest możliwość archiwizowania opracowywanych dokumentów.
Uporządkowane dokumenty możemy zarchiwizować w zdefiniowanym miejscu. Istotne to może być np. dla Biur Obsługi Klienta lub Call Center. Jeśli Klient zadzwoni z reklamacją lub pytaniem dotyczącym otrzymanej faktury, to łatwe będzie pobranie jej z archiwum i wyświetlenie na ekranie operatora. Drugą ciekawą funkcją wersji Professional jest możliwość elektronicznej dystrybucji dokumentów. Ta funkcjonalność istotna może być dla firm, które wysyłają swoim klientom faktury/dokumenty nie tylko w wersji papierowej ale także w coraz bardziej popularnej wersji elektronicznej. Możliwa jest realizacja, zdobywającej coraz większa popularność wielokanałowej komunikacji z klientem.