Czy Twoja firma generuje coraz większą liczbę dokumentów, co powoduje trudności w ich efektywnym zarządzaniu?
Ryzyko utraty kontroli nad dokumentacją jest stale obecne, a procesy związane z dokumentami są czasochłonne i podatne na błędy. Dzięki systemowi obiegu dokumentów możesz łatwo rozwiązać ten problem.
Vario to system usprawniający elektroniczny obieg dokumentów (EOD)
Dzięki Vario pracownicy mają szybki dostęp do kompletnej i odpowiednio przetworzonej informacji, a elektroniczny obieg dokumentów jest prosty i zautomatyzowany. Zaprojektowaliśmy rozwiązanie w taki sposób, aby mogło być dopasowane do indywidualnych potrzeb, bez konieczności używania skomplikowanych narzędzi programistycznych.
Polski producent z 24 letnim doświadczeniem
Docusoft, spółka z Grupy Arcus, od 1999 roku produkuje i wdraża systemy, które poprawiają efektywność biznesu i optymalizują koszty. Wspieramy między innymi Jastrzębską Spółkę Węglową S.A., EKO-OKNA S.A., ArcelorMittal Warszawa Sp. z o.o., czy EURO-NET Sp. z o.o.
Jak działamy?
Nasi eksperci przeanalizują obieg dokumentów w Waszej firmie i dobiorą odpowiedni moduł. Nasz zespół specjalistów wdroży rozwiązanie oraz przeszkoli pracowników z obsługi systemu.
Jakie są obszary działania Vario?
Elektroniczny sekretariat
Obieg dokumentów księgowych
Planowanie i realizacja projektów
Rozliczanie i realizacja budżetów
Zarządzanie procesami (workflow)
Vario daje możliwość pełnego zarządzania procesami, postępami prac i pełne zarządzanie dokumentem, na przykład fakturą.
- możliwość modelowania procesów w graficznym kreatorze
wersjonowanie procesów, procesy współbieżne - możliwość ustalenia dowolnych warunków adresacji i wyświetlania
- powiązanie faktur z zamówieniem, wieloma zamówieniami lub ich częścią
- automatyzacja i wizualizacja obiegu
- eksport danych do systemów ERP
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD)
System Vario daje możliwość pełnego zarządzania dokumentem, co daje możliwość pełnej digitalizacji tych procesów.
- Vario umożliwia dostęp do dokumentów zgodnie z systemem autoryzacji i uprawnień
- możliwość wykonywania operacji zależnie od statusu i wersji dokumentu
- ewidencjonowanie dokumentów określonego typu w rejestrach gromadzących określony typ dokumentu
- możliwość określania minimalnej/maksymalnej liczby dokumentów w rejestrze
- wersjonowanie oraz kategoryzacja dokumentów
Zarządzanie projektem
Nowoczesna firma powinna gwarantować płynny przepływ informacji i digitalizację procesów zarządzania projektami, ponieważ wpływa to bezpośrednio na efektywność pracy.
- wzorce projektowe
- wielowymiarowe i wielopostaciowe gromadzenie danych
- możliwość dzielenia projektu na etapy, podetapy, zadania
- wizualizacja projektów na wykresie Gantta
- budżetowanie projektów
- ewidencja przychodów i kosztów projektu
Korespondencja i analizy
System do obiegu dokumentów Vario umożliwia również dostęp do analiz oraz efektywne zarządzanie korespondencją; rejestracja dokumentów, obsługa korespondencji tradycyjnej i maili, możliwość przesyłania oraz dekretowania korespondencji.
System Vario oferuje wiele możliwości i dopasowuje się do potrzeb użytkownika, polecamy więc skontaktować się z naszym konsultantem, który chętnie udzieli odpowiedzi na nurtujące pytania.
4 korzyści z wdrożenia systemu
Wzrost efektywności podejmowanych działań
Spadek kosztów operacyjnych
Skrócenie obiegu dokumentu
Wyeliminowanie ręcznego wpisywania danych
Wiele modułów systemu
Vario udostępnia obszary i moduły dedykowane do szeroko pojętego zarządzania dokumentem:
- prowadzenie repozytorium i archiwum dokumentów
- rozpoznawanie treści skanowanych/otrzymanych dokumentów
- możliwość uruchomienia procesów obiegu pracy (workflow)
- rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
- prowadzenie zadań i spraw związanych z realizacją wymagań z dokumentów
- powiadomienia o upływających terminach realizacji spraw i zadań
System do obiegiem dokumentów Vario jest dopasowany do przetwarzania różnych typów dokumentów, jak faktury, umowy, terminarz, zadania, kontakty, rejestracja korespondencji, delegacje czy zamówienia.
Szybki dostęp do informacji
Dzięki Vario pracownicy mają szybki dostęp do kompletnej i odpowiednio przetworzonej informacji, a elektroniczny obieg dokumentów jest prosty i zautomatyzowany.
Zaprojektowaliśmy rozwiązanie w taki sposób, aby mogło być dopasowane do indywidualnych potrzeb, bez konieczności używania skomplikowanych narzędzi programistycznych.
